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Alebat

Proceso de Altas y Bajas automáticas en LaabPro y Laab2

Introducción

El proceso consiste en automatizar el alta o baja de usuarios en la plataforma de estudios (Laab2/LaabPro*) cuando se detecta un impago por parte del alumno, dando de baja en la plataforma de estudios al alumno y comunicandose con el CRM actualizando una serie de campos. De una manera parecida, cuando se realiza el pago por parte del alumno se procede a dar de alta en la plataforma de estudios al alumno y actualizar ciertos campos en el CRM. Todo esto con un sistema de control de errores.

Esquema visual

Esquema visual

Proceso detallado

Zoho Books*

Dentro de Books hay dos reglas de flujo de trabajo* relacionadas con este proceso. Una para dar de baja tanto en LaabPro* como en Laab2* y otra para dar de alta en LaabPro* como en Laab2*.

En ambos casos el trigger tiene que ver con una serie de condiciones que de debe cumplir la factura y que se describirán a continuación.

Regla para dar de baja al usuario en la plataforma correspondiente llamada Baja en plataforma en Zoho Books:

El proceso se disparará si 7 días después de la fecha de vencimiento y siempre que se cumplan las siguientes condiciones en la factura:

  • El ‘estado’ deberá ser ‘Vencido’.
  • La ‘Línea de negocio’ deberá ser ‘B2C’.
  • ‘Máster’ no deberá ser ‘No aplica’.
  • ‘Máster’ no deberá ser ‘Curso corto’.
  • ‘Máster’ no deberá ser ‘Tasa’.

Si lo anterior se cumple se ejecutará una función personalizada la cual hará lo siguiente:

  1. Obtener el ‘código de expediente’ de la factura.
  2. Buscar el expediente académico con ese ‘código de expediente’ en zoho CRM* con la idea de obtener los siguientes datos:
    • ‘Tipo de Plataforma’ no puede estar vacío y debe ser LaabPro* o Laab2*.
    • ‘Email de registro en plataforma’ no puede estar vacío.
    • ‘ID de grupo en plataforma’ no puede estar vacío.
  3. Según los datos anteriores se deberá proceder a dar de baja al usuario en la plataforma correspondiente según el ‘Tipo de Plataforma’:
    1. En el caso de que ‘Tipo de Plataforma’ sea ‘Laab2*’ se usará un servicio con los parámetros de ‘email’ e ‘idgrupo’ para dar de baja.
    2. En el caso de que ‘Tipo de Plataforma’ sea ‘LaabPro*’ se usarán varios servicios:
      • Un servicio que con el parámetro de ‘email’ te devolverá el id del usuario.
      • Un servicio que con el parámetro de ‘idgrupo’ te devolverá el id de curso.
      • Un servicio que con los parámetros de ‘idgrupo’, ‘idusuario’ e ‘idcurso’ dará de baja al usuario.

Tener en cuenta que todos estos procesos deben tener sus validaciones y control de errores notificando de cualquier suceso por zoho Cliq* al chat de Bajas / Altas Alumnos.

Laab2/LaabPro*

Al detectar que un usuario se a dado de baja o alta en la plataforma deberá buscar el ‘código de expediente’ del curso al que ha sido dado de baja/alta, mediante las apis de zoho CRM* cambiará el campo de ‘Estado del alumno en plataforma’ y en caso de que sea una baja también el campo de ‘Fecha de Baja Plataforma’.

También deberá comunicar por cliq usando las apis de zoho Cliq* al grupo pertinente (Bajas / Altas Alumnos) en caso de que el proceso funcione bien u ocurra algún error.

zoho CRM*

Se crearán un par de botones para dar de alta y baja los cuales ejecutarán la función personalizada correspondiente la cual realizará una serie de validaciones y usará los servicios necesarios para dar de alta/baja.

Glosario

  • LaabPro y Laab2

    LaabPro y Laab2 son plataformas de estudios que ofrecen cursos y másteres en diferentes áreas de conocimiento. LaabPro es una versión más moderna y optimizada que Laab2. Ambas plataformas cuentan con funcionalidades avanzadas para la gestión de contenidos, evaluaciones, seguimiento de alumnos y análisis de resultados.

  • Zoho Books

    Zoho Books es un software de contabilidad que permite gestionar facturación, ventas, gastos, inventario, conciliación bancaria y cumplimiento fiscal, además de generar informes financieros detallados.

  • Reglas de flujo de trabajo

    Las reglas de flujo de trabajo se componen de un trigger y una acción. El trigger es el evento que dispara la regla, mientras que la acción es la tarea que se ejecuta en respuesta al trigger. Para este caso la acción será una función personalizada.

  • Zoho CRM

    Zoho CRM es un software de gestión de relaciones con clientes que permite a las empresas administrar sus actividades de ventas, marketing y atención al cliente en una sola plataforma. Ofrece funciones como automatización de procesos, gestión de clientes potenciales, análisis de ventas y comunicación multicanal, facilitando la interacción con clientes y la optimización de procesos comerciales.

  • Zoho Cliq

    Zoho Cliq es una herramienta de comunicación y colaboración en tiempo real diseñada para equipos y empresas. Ofrece mensajería instantánea, videollamadas, canales organizados por temas o proyectos, y la integración con otras aplicaciones de Zoho y herramientas externas.